Organizar um evento, seja um casamento majestoso ou uma festa de aniversário, requer habilidade e precisão na gestão dos convidados. É aí que entra a poderosa ferramenta da Lista de Convidados Wedy, sua aliada na transformação da experiência de planejamento de eventos. Desde a confirmação de presença à distribuição estratégica dos convidados nas mesas e na recepção do evento, essa solução simplifica e otimiza processos que costumavam consumir tempo precioso.

Explore cada detalhe dessa solução inovadora através dos textos e vídeos cuidadosamente elaborados abaixo. Descubra como essa ferramenta pode transformar radicalmente a sua abordagem à organização de eventos.

Com a Lista de Convidados da Wedy, você não precisará realizar ligações repetitivas ou encaminhar diversas mensagens manualmente. Basta ativar os lembretes automáticos e deixar a mágica acontecer, facilitando o dia a dia no seu negócio.
​

Assista ao vídeo abaixo para conferir todos os passos e facilitar a confirmação de presença em todos os seus eventos.

Caso você esteja buscando mais dicas sobre detalhes dessa funcionalidade, o passo a passo a seguir pode te ajudar a conhecer a Lista de Convidados de forma aprofundada. Confira tudo que você pode fazer com essa ferramenta, começando pela importação dos convidados.

Inicie acessando a visão do cliente da Lista de Convidados através da guia "RSVP" no evento. Isso o conduzirá diretamente para a ferramenta. No lado esquerdo do menu, selecione a opção "Importar e exportar". Em seguida, copie o modelo de planilha disponibilizado pela Wedy para o seu dispositivo. Realize as devidas edições no arquivo, assegurando-se de incluir os números de telefone que são cruciais para o processo.

É importante preencher a planilha na ordem correta, começando pelo nome do convite e, em seguida, detalhando os respectivos convidados. O vídeo destaca as colunas que são obrigatórias para a importação no site, além de sinalizar as opcionais. Com a planilha devidamente ajustada, contendo todas as informações dos convidados, faça o download do documento e adicione-o à plataforma Wedy. O sistema vai se encarregar de importar e organizar todos os convites de acordo com as especificações fornecidas.

No vídeo explicamos o passo a passo na hora de realizar a importação, mas é importante se atentar também às dicas para que não ocorra nenhum erro neste momento.

Ao seguir essas orientações e dicas, você poderá importar a Lista de Convidados de forma prática e eficiente, garantindo a otimização da organização do seu evento.

O próximo passo é ativar o disparo automático de mensagens pelo WhatsApp para os convidados. É isso mesmo, você não vai mais precisar enviar mensagem por mensagem. A Wedy fará o envio, a partir de uma conta comercial verificada, para toda a lista.

Clique em "Lembretes automáticos" e ative o botão. Você poderá definir o prazo limite de envio dos disparos e conferir quais mensagens serão enviadas. Atualmente, as mensagens não podem ser personalizadas, pois elas são previamente aprovadas com o WhatsApp para envio em massa. Uma vez definida a data limite, as datas dos disparos ficarão visíveis. Quando um disparo for feito, o relógio ao lado da data ficará verde.

Você também pode habilitar a marca do seu negócio na mensagem automática. Desta forma, o nome do seu negócio será mencionado ao final de todos os lembretes automáticos enviados pela Wedy. É uma ótima forma de divulgar a sua marca e de alcançar possíveis novos clientes.

Para habilitar a marca do seu negócio é só clicar em "configurações do evento" > "detalhes do evento" e habilitar a opção de "mostrar marca no site do evento". É importante ressaltar que quando esta opção for habilitada, a marca do seu negócio estará presente também no site do evento de seu cliente.

Além da mensagem contendo o link do site do seu cliente e a marca do seu negócio, a Wedy envia junto aos lembretes automáticos um vídeo curto de apresentação da plataforma. Este vídeo é uma forma a mais de informação e segurança ao convidado. Veja:

É importante ressaltar: depois que um disparo for feito, não é mais possível alterar a data dos disparos seguintes. Por isso, tenha muita atenção ao definir os prazos.

Depois do último envio dos disparos automáticos, você pode fazer os ajustes finais na Lista de Convidados. O próximo passo quem decide é você. É possível exportar a lista final para recepção, com os convidados em ordem alfabética, restrições alimentares e idade das crianças. Ou, você pode realizar a recepção do grande dia diretamente na Wedy Pro.

Independente da opção que você escolher, acesse novamente a aba "RSVP" no evento da Wedy Pro e clique em "Recepção". Nessa página, você poderá fazer o check-in dos convidados diretamente na plataforma ou imprimir a lista final através do ícone de impressora. Nosso modelo para impressão é otimizado para economia de folhas de papel e de tempo na hora de buscar os nomes. Enquanto isso, nosso sistema de check-in opera as buscas de forma avançada, não sendo necessário digitar o nome exato para encontrar o convidado. Lembrando que para a plataforma operar é necessária conectividade com a internet no momento do evento.

Ao final do evento, você poderá fazer download do relatório da recepção. Através do relatório é possível comunicar para os outros fornecedores do evento quantos convidados estiveram presentes, quantas crianças (e as suas idades), facilitando a prestação de contas do evento.

Essa é a Lista de Convidados da Wedy! Qualquer outra dúvida é só nos chamar 💜